Občanský zákoník nabízí možnost usnesení vlastníků i mimo shromáždění. Forma probíhá v písemné formě, tzv. "způsobem per rollam". I nadále by mělo zůstat základem rozhodování spoluvlastníků zasedání shromáždění. Pokud ovšem není možné shromáždění realizovat nebo svolané shromáždění nebude usnášeníschopné, zákon nabízí možnost rozhodování mimo shromáždění ve všech případech. Tento způsob se může týkat například:
Návrh musí být učiněn v písemné formě a to do jednoho měsíce ode dne svolání zasedání. Vlastníkům musí být dodány podklady pro rozhodnutí a každý vlastník jednotky, který s návrhem souhlasí, se podepíše vlastní rukou na listinu obsahující plné znění návrhu usnesení.
V jiných případech lze mimo zasedání rozhodnout, pokud to připustí stanovy. Doporučujeme do stanov zakotvit, že lze rozhodnout mimo zasedání ve všech věcech.
Před hlasováním je určen 1, ale ideálně dva skrutátoři (správci hlasování), kteří dohlíží na správný průběh hlasování a potvrzují výsledky sčítání hlasů. Rozhodnutí o hlasování se přijímá většinou hlasů všech vlastníků jednotek, ledaže stanovy nebo zákon vyžadují vyšší počet hlasů.
Skrutátoři se prvotně řídí instrukcemi výboru a snaží se výboru poradit a pomoci. Mezi jejich činnost patří:
Po domluvě s výborem mohou vést kompletní hlasování a celý proces se tak usnadní a značně zrychlí. Pro některá společenství je již hlasování naprostou samozřejmostí. Zejména ze zkušeností, kdy dříve shromáždění s hlasováním trvalo hodiny a nevyhlo se husté atmosféře. Skrutátor by se měl stát součástí každého vašeho shromáždění, zatímco vy budete ušetřený čas věnovat svým rodinám.
K platnosti hlasování se vyžaduje vyjádření vlastníka jednotky s uvedením dne, měsíce a roku, kdy bylo učiněno, podepsané vlastní rukou na listině obsahující plné znění návrhu rozhodnutí. Pokud neprobíhá distančně v elektronické podobě za předem stanovených podmínek.
